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スムーズに始めるためのテレビ会議の準備とは?

働き方改革を背景として、テレワークやテレビ会議を導入する企業が増えてきました。
導入するなら、損せずスムーズに始めたいですよね!
そこで、クリエイティブ・ウェブが実際にテレビ会議をおこなって得たノウハウをもとに
テレビ会議に必須なアイテムや、通話を実施するうえでのトラブル対策など、
皆さんのテレビ会議の準備に欠かせない情報をご紹介します♪

 

テレビ会議システムの選定

まず、テレビ会議を行える環境を整える必要があります!
会議やテレワークでは、そこに参加する相手にも同じサービスを利用してもらう必要があります。
そのため、金銭面や使い勝手の面で負担になりにくいものを選びたいですよね。
クリエイティブ・ウェブではテレビ会議実施のノウハウを活かして、
これまで多くの企業様にオンライン導入をサポートしてきました。
そこから、今回弊社独自のオンライン導入にオススメのツールをランキング形式に!

 

 

詳しくは前回のブログをチェックしてみてくださいね。

 

 
 
 

必要なアイテムを揃えよう!

サービス形態にあったツールは見つけられましたでしょうか?
ツールが決まれば、次に必要になってくるものが機材です。
冒頭部分で問いかけたテレビ会議に必須の3つのアイテム。
皆様は思いつきましたでしょうか?


 

  • WEBカメラ
  • ヘッドセット(スピーカー)
  • ネット環境

 

この3つさえあればスムーズにテレビ会議が出来ます。
ネット環境はスマートフォンを使ってしまえば簡単ですが、画面共有機能を駆使するためにはやはりパソコンでの環境が必須となります。
WEBカメラやヘッドセットは、パソコンの種類によってはカメラやスピーカーが付属しているものも多くありますので準備が必要ないこともあります。
しかし会話内容が他に漏れてしまう可能性を考えるとパソコンのスピーカー機能に甘えずに、
ヘッドセットをご用意いただくと大変使い勝手が良い
です。

 

会議を実際におこなう前に動作確認をしておくと安心です。
現在WEBカメラやヘッドセットが品薄状態になっており、適正価格以上で販売されている物がございますので、
購入の際はご注意ください。
※無線LANで接続している場合、音声・映像が途切れる場合がございます。
※有線LANで接続していただくか電波が良いところでのご使用を推奨しております。

通話前に事前チェックを忘れずに!

通話の準備が整ったので早速電話を・・・少しお待ちください!
お客様との打ち合わせ中、音が聞こえなかったり映像が見れなかったり・・・トラブルは未然に防ぎたいものです。
こちらでは、弊社が推奨する事前の通話環境チェックをご紹介します。
みなさんもこちらを参考に、通話トラブルを未然に防げるようにしましょう!

■テスト通話をしよう

実際に通話をしたとき、画面が映らない・音が聴こえないなど、トラブルが起きてしまわないように、通話をする前には必ずテスト通話を実施しましょう。
テスト通話のチェック事項
  • 画面が映っているか
  • 映像が映っているか
  • スピーカーの音声が聴こえるか
  • マイクが機能しているか
一度問題がないかテスト通話を実施して、お客様との通話に備えましょう!

 
■ハウリングを防ごう

音響機器の調整の時に、「キーン」かと「ボーン」という耳をつく音が出てしまうことがあります。
これはハウリングといい、スピーカーから出る音をマイクが拾って、その音がまたスピーカーから出てそれをまた拾い・・という繰り返しで起こる音響トラブルを指します。
通話中にハウリングが起きてしまうと、通話相手の声が聞き取りにくくなってしまいます。
それじゃあどうやって対策したらいいのかお悩みのあなたに、簡単にできるハウリング対策をご紹介します!
簡単にできるハウリング対策
  • スピーカーに近い位置でマイクを使わない
  • スピーカーの向きを変えてみる
  • スピーカーの音量を下げてみる
  • マイクの本数を減らしてみる

 

大勢で通話するときは、発言者以外ミュートにしマイクを切っておくなど、
ちょっとした気遣いでハウリングは防ぐことが出来ます。
また、音響機器以外にもカメラの映り込み範囲も確認しておきましょう!
背景を好きな画像に変更したり、ぼかしたりする機能があるツールを活用して、映したくないものはしっかり隠してくださいね。
ちょっとした気遣いから快適な通話へ、皆さんも通話環境の準備は入念におこないましょう!
ブログをきっかけにテレビ会議の導入をご検討された方は、ぜひ弊社にご相談ください!